Privacyverklaring fotoclub Diafragma
Algemeen
Fotoclub Diafragma (FCD) ontvangt van leden en aspirant-leden persoonsgegevens. In deze verklaring staat wat FCD met die gegevens doet, hoe zij die beheert, en welke rechten de leden hierbij hebben. Dit reglement is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarbinnen streeft FCD naar functionele openheid tussen de leden onderling, en afdoende bescherming naar derden.
Persoonsgegevens en doel van het gebruik
FCD vraagt aan zijn leden de volgende gegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, e- mailadres, woonadres, geboortedatum en telefoonnummer(s). Leden geven vooraf toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens. Deze gegevens gebruikt FCD voor communicatie tussen bestuur en de leden, en tussen de leden onderling. Hierbij gaat het om correspondentie rond het lidmaatschap en de contributie, uitnodiging voor de ledenvergadering en clubactiviteiten, het door leden ophalen van deelnemers aan clubactiviteiten, persoonlijke aandacht voor zieke leden, verjaardagen. Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend van de leden zelf ontvangen.
Verder kunnen leden in een gebruikersprofiel een portretfoto en overig fotomateriaal uploaden op de website en informatie vermelden over hun beoefening van de fotografie; leden kiezen zelf welke gegevens zij willen delen met de andere leden; deze informatie is interessant voor de overige leden voor gezamenlijke activiteiten.
FCD verwerkt ook de gegevens van:
– Personen die FCD om informatie of documentatie hebben verzocht.
– Personen met wie FCD een andere zakelijke/ financiële relatie onderhoudt dan een lidmaatschap.
Wijze van verwerking
De gegevens gebruikt FCD in email, post of website. De website bevat een afgeschermd gedeelte met een ledenlijst (zonder geboortedatum), en voor zover ingevuld door de leden hun portretfoto, overig fotomateriaal en informatie over de beoefening van de fotografie.
Foto’s van leden gemaakt tijdens clubactiviteiten kunnen worden gebruikt op de website. Voor zover dit gebeurt op het openbare deel van de website, en er op de foto leden gemakkelijk te herkennen in beeld staan, wordt deze leden expliciet toestemming gevraagd, evenals de maker van de foto.
Videomateriaal gemaakt door of over leden zal altijd pas na toestemming van de betreffende leden worden geplaatst op de website of bij externe partij (YouTube, Vimeo).
Bewaartermijn
De persoonsgegevens van een lid worden na beëindiging van het lidmaatschap en mits contributie volledig is voldaan uiterlijk na zes maanden verwijderd uit de actuele bestanden. Gegevens van oud-leden en ereleden worden bewaard mits met toestemming van hen.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden.
FCD verstrekt uitsluitend persoonsgegevens van leden aan derden in de volgende situaties:
– De namen van bestuursleden worden op de website gepubliceerd.
– Lidmaatschap van de Fotobond via de club (zie privacyreglement van de Fotobond)
– Bij activiteiten met de Fotobond.
– Bij clubactiviteiten met andere partijen, voor zover nodig, en na toestemming door betrokkene.
– Indien dit nodig is voor de uitvoering van onze lidmaatschapsovereenkomst met een lid of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Website en sociale media
De website heeft een openbaar deel en een deel dat alleen via een wachtwoord toegankelijk is. Leden kunnen zelf foto’s binnen hun eigen afgeschermde profiel van de website publiceren; FCD controleert niet op persoonsgegevens die die foto’s bevatten.
Fotomateriaal gemaakt door leden zullen bij plaatsing door FCD op de website of bij gebruik op sociale media gebruik worden weergegeven in beperkte resolutie en worden voorzien van een algemeen watermerk dat herleidbaar is naar FCD. De website is voorzien van een tekst waarin auteursrecht wordt vermeld.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone van de bezoeker. De website gebruikt alleen cookies voor geanonimiseerd tellen van het aantal bezoekers en de bezochte pagina’s. Hiermee kan FCD de website optimaliseren. Men kan zich afmelden voor cookies door de eigen internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderd worden.
Bescherming van de persoonsgegevens
FCD draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen via het secretariaat en op de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze zijn intern beschreven.
Datalek
Een datalek, een inbreuk in verband met persoonsgegevens, ontstaat als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. In dat geval worden de leden daarvan op de hoogte gesteld.
Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens volgt indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).
Rechten en plichten van leden
Nieuwe leden verklaren zich vooraf akkoord met deze privacyverklaring. Leden verbinden zich persoonlijke gegevens, die zij via FCD hebben gekregen, alsmede wachtwoorden voor de website, niet aan derden door te geven.
Elk lid of andere betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast bestaat het recht om de toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door FCD en bestaat het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Een dergelijk verzoek kan worden gericht aan de penningmeester van FCD (de functionaris persoonsgegevensbescherming).
Deze verklaring is vastgesteld en onmiddellijk in werking getreden op 28 april 2020.
In gevallen waarin de verklaring niet voorziet beslist het bestuur van FCD. Wijziging in doel, inhoud, wijze van verkrijging en verwerking van persoonsgegevens leidt tot wijziging van deze verklaring.
Versie FCD-AVG-2020-0.1